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世外桃园藏宝图:浅析微信在档案信息服务中的应用

2019-02-01 11:25 来源:八窝网 对此文章感兴趣的有:

世外桃园藏宝图:

  摘 要:微信作为一款即时通讯工具,其具有庞大的用户群,传播具有精准、快捷及多元的特点,将其在档案信息服务中进行应用具有显著的优势,能够为用户提供更加高质量和快捷的档案信息服务,有利于实现档案信息的重要价值。文中分析了微信应用于档案信息服务的可行性,并进一步对微信应用于档案信息服务的方式进行了具体的阐述。

  关键词:微信;档案信息服务;方式;策略

  微信具有极大的信息量及丰富的应用形式,渗透到我们工作、生活的方方面面。作为一种新兴的社交媒体,其具有庞大的用户群,因此当前微信已成为档案信息服务的一种新型模式。通过将微信在档案信息服务中进行应用,可以有效的拉近档案部门与用户之间的距离,使更多的用户能够享受到便捷的档案信息资源,有效的推动档案事业的健康发展,使档案信息资源更好的服务于社会公众。

  1 微信应用于档案信息服务可行性

  1.1 微信拥有多元化的应用平台

  微信的使用需要依托于智能手机和网络,而且微信具有较多的手机适用版本,更新速度较快,可以在电脑和智能手机进行应用,两者之间还可以进行互动,开创了信息传递新的途径。相较于QQ,微信智能移动端属性更强,微信平台更简洁和明晰。当前档案机构通过申请自己的公众账号来发布档案信息。这样一来,用户只需要通过关注该公众号即可以获取到自己所需要的档案信息。

  1.2 庞大的用户群

  当前微信用户数量十分庞大,其已成为人们日常交流中不可或缺的重要通讯工具。将微信在档案信息服务中进行应用,人们可以利用微信来查阅到自己需要的档案信息,会使越来越多的人档案意识不断增强,以此来实现对档案信息的高效利用。而且档案信息服务工作借助于微信庞大的用户优势,可以更好的拓展档案信息服务的范围,充分的发挥出档案信息资源的重要价值。

  1.3 传播和推广优势

  相较于其他通讯APP,微信内容更加丰富,能够通过多样化的形式来对自己的信息进行展示。同时语音通话及语音输入是极为重要的内容,不仅可以节约打字时间,而且还能够使对方感受到对方所处的情境及心情等。档案信息服务借助于微信这一平台,可以有效的实现档案文化的推广,促使档案形式更具多样化、丰富化,提高档案信息服务的便捷性。另外,用户从注册微信至后续的使用都是免费的,只需要支付移动数据流量即可以免费使用微信,因此微信获得大家的喜爱,在推广方面极具优势,因此将其在档案信息服务中应用前景更为广阔。

  2 微信应用于档案信息服务的方式

  2.1 提供在线咨询服务

  首先,档案部分可开通微信服务并公布微信号码或者其公众号二维码,使用微信的用户搜索到档案部门微信账号并进行添加后,可以向档案局部门发送信息咨询请求。档案部门接到用户信息咨询请求后,可及时在档案信息数据库进行检索,并将用戶需求的信息通过微信反馈给用户。其次,反馈信息的形式可以根据实际需要进行选择或搭配以提供生动形象的信息服务。如通过语音、文字为信息需求紧急的用户提供查询结果,通过图片为用户展示档案原件信息,通过视频为用户讲解档案保管和利用知识等。再次,档案部分可对用户咨询问题进行频率统计,针对出现频率较高的问题建立对应的解答信息数据库,通过微信进行自动回复,以提供全天候的信息服务。

  2.2 向公众传播档案文化

  以微信为途径进行档案文化传播,主要建立在微信传播信息形式多样化的基础上,并彰显其即时、精确传达的优势。主要体现在两方面:首先,以图文并茂的形式为用户传播档案知识、档案技术常识以及档案界新的学术成果等。其次,以文字、图片、语音、视频组合或混搭的形式展示档案馆藏,如以图片形式展示馆藏书信原件和老照片,以语音形式传播馆藏声音档案,以视频形式展示馆藏影像档案等。而接触到这些真实的文字、声音或影像会更有效地提高用户对档案的关注度及自身档案意识。

  2.3 完善档案信息资源共享机制

  在利用微信开展档案信息服务过程中,档案部门可以通过群聊的方式来加强与用户之间的交流和互动,还可以建立用户讨论组来针对具体的主题进行讨论,实现信息的有效沟通。由于档案部门在档案信息发布和扩散过程中占据主导地位,因此要档案信息服务工作开展过程中可以积极引导用户进行档案信息分享,这样在不断的分享和共享过程中会使档案用户不断增加,越来越多的人成为档案信息接收者。而且档案部门借助于微信这一信息传播渠道来向公众进行档案信息征集,对民间档案信息资源进行开展,以此来不断充实档案信息数据库,加快推动档案信息深层次的共享。

  2.4 改善档案机构服务模式

  首先,主动服务。档案信息服务具有较强的繁琐性,将微信在档案信息服务中进行应用,需要投入大量的时间和精力,因此要求档案管理人员要做好档案信息的归类工作,并能够及时、准确将归类好的档案信息向微信平台进行传送。同时还需要及时对档案信息进行发布,并定期向用户发送相关的档案资讯,积极进行档案文化的推广,使用户能够更深入的了解档案文化。

  其次,生动服务。档案管理工作人员可以在制作档案资讯的时候,添加一些图片或者音频使档案更加的生动化,这样用户在阅读档案的时候就不会觉得枯燥,从而产生对档案的兴趣。另外,档案管理微信平台也可以提供人工语音介绍服务,对于一些不喜欢看文字的用户而言,是一个极大的福音,同时,这也为档案微信平台的发展提供了多样化的程式,进一步说,是为微信档案用户提供了较为优质的服务。

  最后,及时服务。基于用户对于所需要的档案信息都想在第一时间获取的心理,档案微信服务平台要保证服务的及时性,即能够第一时间为用户提供急需的资料,而且在为用户提供档案信息时,还可以考虑到人工服务或是自动回复,这样可以有效的节省用户时间。微信档案服务平台可以针对用户在使用档案信息过程中可能遇到的问题进行提前编辑,并对评论留言模块进行不断完善,针对用户的意见和建议要积极采纳,积极回复用户的评论和留言,以此来提高用户的满意度,也能够进一步促进档案微信服务平台的不断完善。

  3 结束语

  在当前档案部门应用微信开展档案信息服务过程中,需要重视发挥微信应用载体的广泛、信息传播功能强及集群推广平台先进等优势,以此来为用户提供在线咨询服务,加快推进档案文化的传播,实现对档案信息资源的优化,进一步促进档案部门服务模式的创新。将微信应用于档案信息服务中具有极为重要的意义,但其难度也较大,需要长期的坚持和各部门的共同努力,以此来全面提高档案信息服务的水平,积极推动档案事业的健康、持续发展。

  参考文献

  [1]王越.基于微信平台的档案信息服务效果分析[J].兰台世界,2017,(18).

  [2]郄波,张伟.基于微信公共平台的人事档案服务模式创新研究[J].现代经济信息,2016,(12).

  [3]李扬.微信公众平台开启档案利用新时代[J].商,2016,(22).


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(责任编辑:公众号吸粉

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